La Médiation Inter-entreprises et la Médiation des Marchés publics ont souhaité s’appuyer sur l’expérience des signataires de la Charte Relations fournisseur responsables pour faire évaluer les pratiques. C’est AFNOR Solutions Achats, cabinet de conseil et de formation agréé par la Médiation, qui a pris la responsabilité de co-construire et de co-animer ce groupe de travail.

Référencement, contractualisation, traitement commande, livraison/réception, traitement facture, paiement, le groupe de travail a déterminé 30 points à retenir, adapter et appliquer pour chaque organisation qu’elle soit privée ou publique.

160204-Rapport_30_bonnes_pratiques_pr_reduire_dela

  1. Mise à jour régulière des coordonnées notamment par la mise en place d’un portail fournisseurs.
  2. Côté fournisseur, enregistrement des différentes coordonnées du client (acheteur, « réceptionneur », comptabilité).
  3. Création d’un centre de services partagés ou facturier.
  4. Charte Facture présentant les procédures et les modalités pratiques.
  5. Réunion fournisseur.
  6. Anticipation du pilotage des délais < loi LME ou CMP.
  7. Définition des formats d’échange et des normes des documents (Charte Facture), préciser les informations à faire figurer sur chaque document.
  8. Intégration de clauses pour fixer les délais de paiement contractés et montant des intérêts moratoires / pénalités de retard.
  9. Sécuriser la relation par un contrat formalisé et validé par les deux parties, ce contrat devra également préciser les délais de paiement.
  10. Sensibilisation aux procédures par l’intermédiaire de réunions fournisseurs.
  11. Obligation d’émission d’un bon de commande précis et systématique et préalable à la prestation.
  12. Respect du processus de passation de commande, pas de livraison ou de réalisation de prestation sans bon de commande.
  13. Allégement du dispositif selon les types d’achats (voire suppression des PV).
  14. Disposer d’un suivi de l’exécution des commandes qui donne les informations d’achat et de réception (liste des commandes d’achat en attente de réception), et de facturation (liste des réceptions non facturées).
  15. Mise en place d’un portail fournisseur.
  16. Dématérialisation des factures.
  17. Numérisation des factures.
  18.  Unification et standardisation du processus de transmission.
  19.  Mise à disposition à l’ensemble des prescripteurs d’un guide interne « relation fournisseur » intégrant les étapes de la facture et les interlocuteurs (achats, comptabilité, médiateur).
  20.  Avoir un lien automatique entre les modules achats et comptables, pouvoir rapprocher automatiquement les factures des commandes et des réceptions.
  21.  Mise en place d’un seuil de tolérance si écart entre les montants de la facture et de la réception et de la commande – si l’écart est supérieur au seuil de tolérance disposer d’une alerte (ex : mail automatique destiné au donneur d’ordre) pour acceptation de l’écart et validation de la facture.
  22. Carte Achat, mise en place (a minima) pour des achats à faibles montants et récurrents.
  23.  Systématisation des virements bancaires.
  24.  Suivi des acomptes des fournisseurs..
  25. Intégration du suivi des procédures dans les objectifs individuels des parties prenantes dans le processus du suivi des commandes (direction financière, comptabilité, responsable de la commande et/ou de la réception, acheteurs…).
  26.  Mise en place d’un dispositif d’alerte à toutes les étapes du processus, relances à destination des différents acteurs de la chaîne de traitement (ERP intégré et workflow automatique).
  27.  Mise en place systématique de tableaux de bord de suivi notamment des délais de paiement et autres indicateurs clés de performance.
  28.  Organisation de réunions périodiques avec les fournisseurs pour traiter les points qui posent problèmes et envoi de questionnaire « satisfaction fournisseurs ».
  29. Portail en ligne permettant aux fournisseurs de suivre l’état d’avancement et de traitement de ses factures en rappelant les points de contact à chaque étape – il permet la réduction du délai de création et la mise à jour des données fournisseurs.
  30.  Mise en place d’une démarche pour identifier les causes, la récurrence et les actions correctives (peut être pilotée par le médiateur interne).